Kantoorklachtenregeling

Alpha Tax Team Fiscale Advocatuur (hierna te noemen: het kantoor) staat voor een hoge kwaliteit van praktijkvoering. Voor zover het in de macht ligt van het kantoor is de intentie, standaard en norm de tevredenheid van de cliënt(e). Toch kan het voorkomen dat een cliënt(e) een klacht heeft over een advocaat, één van onze medewerkers of onze praktijkvoering. Deze klacht wordt volgens de navolgende regeling behandeld.

1. Begrippen
‘Klacht’ : ieder blijk van ongenoegen over de praktijkvoering van de advocaat, het kantoor of de medewerkers van het kantoor.

‘Klager’ : de cliënt die de klacht meldt.

‘Betrokken advocaat’ : de advocaat over wie wordt geklaagd of de verantwoordelijk advocaat, indien wordt geklaagd over een medewerker die geen advocaat is.

2. Doelstellingen
Het doel van de klachtenregeling is:

a. het binnen een redelijke termijn en op een constructieve manier afwikkelen van klachten;

b. het vaststellen van de oorzaak/oorzaken van klachten;

c. het behouden en verbeteren van bestaande relaties;

d. het verbeteren van onze praktijkvoering en dienstverlening.

3. Informeren van de cliënt
In de algemene voorwaarden van ons kantoor wordt gewezen op het bestaan van een klachtenregeling. De klachtenregeling is ook openbaar beschikbaar via de website van het kantoor (www.alphataxteam.nl).

4. De voorwaarden
a. Klachten kunnen worden ingediend tot drie maanden nadat klager kennis heeft genomen of redelijkerwijs heeft kunnen nemen van het feit waarover wordt geklaagd;

b. Klachten waarover een tuchtklacht aanhangig is of is geweest worden niet in behandeling genomen.

5. De interne klachtenprocedure
a. De betrokken advocaat wordt zo snel mogelijk van een klacht op de hoogte gesteld;

b. De klager ontvangt een ontvangstbevestiging van diens klacht;

c. Indien een klacht wordt ingediend door een derde die namens klager optreedt of lijkt op te treden, wordt de derde gevraagd of hij ermee akkoord is dat de betrokken advocaat dit bij de klager verifieert dan wel wordt de derde erop geattendeerd dat het kantoor een klachtenregeling kent met het verzoek om de klager hierover contact te laten opnemen met de betrokken advocaat;

d. De betrokken advocaat probeert met klager tot een oplossing te komen;

e. Er wordt door het kantoor zo veel mogelijk getracht om de klacht buiten een juridische procedure te houden en tot een minnelijke oplossing te komen met de klager.

f. Een klacht die niet is opgelost, kan door de klager of door kantoor worden voorgelegd aan een instantie, die een bindende uitspraak geeft. De betrokken advocaat doet aan de klager een suggestie voor de meest geschikte oplossing.

6. De vastlegging

a. Een klacht wordt vastgelegd door degene aan wie de klacht wordt medegedeeld;

b. De klacht wordt zo snel mogelijk gestuurd aan de betrokken advocaat;

c. Indien de betrokken advocaat met de klager tot een oplossing kan komen, stelt de betrokken advocaat een interne notitie en/of een brief aan klager op met de afwikkeling van de klacht;

d. Klachten worden vastgelegd en de relevante informatie over de klacht en behandeling daarvan wordt opgeslagen in het daarvoor bestemde dossier;

e. Als met de klager tot een oplossing is gekomen, wordt dat vastgelegd in een schriftelijke bevestiging aan de klager. Als geen oplossing is bereikt, wordt dat ook schriftelijk aan de klager bevestigd;

7. Verantwoordelijkheden

a. De betrokken advocaat is verantwoordelijk voor de afhandeling van de klacht en de vastlegging daarvan;

b. Binnen vier weken moet de klacht zijn afgehandeld, dan wel moet dan voor klager duidelijk zijn wat de stand van zaken is en hoe daaraan een vervolg wordt gegeven;

8. Onvoorziene gevallen
In gevallen die door de klachtenregeling niet zijn voorzien, beslist de betrokken advocaat.

Amsterdam, januari 2023